Het pakket Modules

• Als de module Onkostendeclaratie in uw abonnement is opgenomen kunt u gebruik maken van de Live App om onkostendeclaraties met foto in te sturen naar de administratie.

De Live app in de app store en de play store

• Download de Live App gratis op uw toestel
  • Uit de Apple App Store voor iPhone en iPad
  • Uit de Google Play Store voor Android telefoons en tablets

Voorbeelden van gebruik

• U bent buiten de deur en u doet een aankoop met de creditcard van de zaak. De rekening kan direct in uw administratie verwerkt worden.
• U doet in een webshop op Internet een online aankoop en u betaalt via Ideal. De aankoop kan direct in uw administratie verwerkt worden.
• U doet een privé betaling voor uw bedrijf. Deze betaling kan direct als openstaande post in uw administratie verwerkt worden. De privé betaling kan daarmee gemakkelijk worden terugbetaald.

Vooruitbetalingen verwerken

• U maakt met Live App Declaratiebon gemakkelijk een foto van een bon of factuur en geeft direct aan hoe deze is betaald. Op deze manier raakt u nooit uw bonnetjes kwijt en kunt u deze gemakkelijk raadplegen in de administratie. Ook de BTW wordt automatisch op de juiste wijze geboekt.
  De betaling wordt als een vooruitbetaling geboekt. Als de betaling van de bonnetjes later via uw bankafschrift ingelezen wordt, dan kan het pakket de vooruitbetaling en de afschriftregel tegen elkaar afletteren.
• Ideal betalingen, Pin betalingen, Creditcard betalingen en betalingen met andere payment providers kunnen direct verwerkt worden in de administratie.
  

Overzicht

• Benodigde instellingen
  Om optimaal gebruik te kunnen maken van de Declaratiebon dient u (of uw accountant/intermediar) de volgende instellingen in de administratie te maken.
  
  • Grootboekrekening per betaalmiddel
    Per betaalmethode (Ideal, Pin, Creditcard etc.) adviseren wij om een aparte tussenrekening aanmaken. U kunt dan totalen per betaalmethode opvragen met informatieschermen en rapportages. Ook kunt u snel controleren of de grootboekrekening van een betaalmethode gladgeboekt is.
  • Dagboek per betaalmiddel
    Per betaalmethode (Ideal, Pin, Creditcard etc.) adviseren wij om een apart dagboek met soort "Vooruitbetaling" aan te maken. De boekingen per betaalmethode zijn daarmee overzichtelijk en van elkaar gescheiden te raadplegen in het Boekingsprogramma. De grootboekrekening van het betaalmiddel legt u vast als tegenrekening van het dagboek.
    Bij het invoeren van een declaratiebon krijgt u een keuzemenu met de vastgelegde betaalmethoden.
  • Kostensoorten aanmaken met behulp van herkenningscodes
    [ bv: BENZINE / KANTOORBENODIGHEDEN / PARKEER / TREIN]
    Om uw aankopen in te delen in verschillende soorten kosten dient u per kostensoort een herkenningscode aan te maken. Aan een herkenningscode koppelt u per kostensoort een eigen kosten grootboekrekening. Bij het invoeren van een declaratiebon krijgt u een keuzemenu met de vastgelegde kostensoorten. Bij het opslaan van de declaratiebon worden de kosten op de juiste grootboekrekening geboekt.
    
• In de Live App
  Ga naar [Menu - Digitaal Dossier - Declaratiebon]. Maak een foto van de bon, voer de gegevens in en tik op [Opslaan] . De Live App verstuurt de declaratiebon naar uw administratie. U krijgt een melding als de declaratiebon correct geboekt is. De foto van het betaalbewijs is vastgelegd in het Digitaal Dossier. U krijgt een e-mail (op het e-mailadres dat is vastgelegd in Mijn Gegevens) ter bevestiging van het boeken van de declaratiebon.
• In het Boekingsprogramma
  De journaalpost van de vooruitbetaling wordt opgeslagen in het dagboek van de betaalmethode. De foto kan getoond worden met de knop [Dossier] bij de betreffende boekingsregel.
• In Afschriften inlezen
  De declaratiebon is vastgelegd als een vooruitbetaling. Er staat een saldo op de tussenrekening. Als het bankafschrift van deze betaling ingelezen wordt kan het programma Afschriften inlezen de vooruitbetaling automatisch koppelen aan de afschriftregel. Na het verwerken van de afschriftregels is de vooruitbetaling afgeboekt en loopt de tussenrekening weer op 0,00.
  

Live app declaratiebon zonder instellingen

Privé betaling (terugvorderen)

• U kunt na het activeren van de Live App direct beginnen met het indienen van een declaratiebon, ook als u (of uw accountant/intermediar) nog geen instellingen voor Declaratiebon ingevoerd heeft.
  • Voorwaarde
    Er dient minstens één kostensoort in de administratie aanwezig te zijn. Als er geen kostensoort is krijgt u daarvan een melding in de Live app.
• Kies in Live App Declaratiebon de standaard betaalmethode "Privé betaling (terugvorderen)"
• Bij de eerste declaratiebon wordt van de ingelogde gebruiker/medewerker automatisch een nieuwe crediteur aangemaakt. Gegevens van de ingelogde gebruiker/medewerker worden overgenomen in de nieuwe crediteur.
• Uw IBAN nummer moet worden opgegeven, zodat in de administratie bekend is aan welke IBAN de privébetaling moet worden terugbetaald.
• De declaratiebon wordt als inkoopfactuur in het dagboek Inkoop geboekt.

Grootboekrekening t.b.v. betaalmethode aanmaken

• Ga naar [menu - Financieel - Grootboek - Tabellen/Stamgegevens - Grootboek]
• Druk op de knop [Nieuw]
• Voer de gegevens in van de nieuwe tussenrekening
• Sla de grootboekrekening op.

Dagboek per betaalmethode aanmaken

• Ga naar [menu - Financieel - Grootboek - Tabellen/Stamgegevens - Dagboek]
• Druk op de knop [Nieuw]
• Voer de gegevens in van het nieuwe dagboek
• Kies bij Soort voor "Vooruitbetalingen"
• Selecteer bij Tegenrekening de grootboekrekening die u in de vorige stap voor deze betaalmethode heeft aangemaakt.
• Sla het dagboek op.

Kostensoorten als herkenningscode aanmaken

• Ga naar [menu - Financieel - Grootboek - Tabellen/Stamgegevens - Herkenningscode]
• Druk op de knop [Nieuw]
• Voer de gegevens in van de nieuwe kostensoort.
• De tekst in het veld "Omschrijving t.b.v. boekingsregel" is belangrijk. Deze zal in de Live App als keuze in de lijst met kostensoorten worden getoond.
• Selecteer bij Grootboekrekening de kostenrekening waarop een declaratiebon geboekt moet worden
• Sla de Herkenningscode op.