• Als u een concept heeft goedgekeurd, krijgt u deze vervolgens als factuur aan de linkerkant van uw scherm te zien. Dat het hier een factuur betreft, ziet u in de blauwe balk bovenaan. Hier staat het nummer dat het pakket aan deze factuur heeft toegekend. Rechts kunt u kiezen voor afdrukken of per e-mail verzenden van deze factuur.
• De begeleidende e-mail bevat een standaardtekst. Indien u wenst, kunt u deze tekst hier handmatig aanpassen.

• E-mail opstellen
  • Aan
    Het e-mailadres van de debiteur wordt hier automatisch ingevuld. Indien nodig kunt u het e-mailadres aanpassen of een extra e-mailadres toevoegen. Zet een punt-komma ( ; ) tussen de e-mailadressen om ze gescheiden te houden.
  • CC / BCC
    Vul extra e-mailadressen in waar de factuur ook naar toe gestuurd moet worden.
    Een adres ingevuld bij CC: is ook zichtbaar voor de andere ontvangers van de e-mail, zoals vermeld bij "Aan: en CC:"
    Een adres ingevuld bij BCC: is niet zichtbaar voor de andere ontvangers van de e-mail.
    • Altijd een BCC naar jezelf
      Ga naar E-mailinstellingen om het e-mailadres voor een BCC van alle e-mail uit het pakket in te stellen. De optie "Gebruik bedrijfsinstellingen voor e-mails."dient daar gekozen te worden. In de Spitsfactuur instellingen dient de optie "E-mailadres van het bedrijf" gekozen te worden.
  • Onderwerp
    Het onderwerp van de spitsfactuur e-mail wordt automatisch voorgesteld. U kunt de voorgestelde tekst wijzigen voordat de e-mail verstuurd wordt.
  • Bericht
    De begeleidende e-mail bevat een standaardtekst. U kunt de voorgestelde tekst wijzigen voordat de e-mail verstuurd wordt.
    NB De standaardtekst voor de spitsfactuur e-mail kan aangepast worden in de instellingen van Spitsfactuur.
• Bijlages bij de spitsfactuur
  De factuur wordt automatisch in PDF-formaat aan uw e-mail toegevoegd.
  • UBL factuur als bijlage
    Vink deze optie aan om de factuur ook als UBL bestand mee te sturen met de factuur per e-mail. Deze optie staat standaard aan. In de UBL wordt de factuur altijd als "embedded PDF" toegevoegd, zodat ook als een ontvanger alleen de UBL Factuur heeft of doorstuurt de PDF van de factuur kan worden getoond in bijvoorbeeld een programma als Factuur2KING 3.0.
    Vink deze optie uit om geen UBL factuur mee te sturen.
  • Knop [Bestanden bijvoegen]
    Tevens kunt u zelf extra documenten toevoegen als bijlage. Gebruik hiervoor de knop [Bestanden bijvoegen]. De gekozen bijlage(s) worden vermeld in dit scherm en meegestuurd met de factuur per e-mail. De bijlages worden niet samengevoegd, maar blijven aparte bijlages bij de e-mail.
• Betaalmethode toevoegen aan de spitsfactuur e-mail
  • Betaallink opnemen in e-mail
    Vink deze optie aan om in de e-mail een betaallink te plaatsen waarmee de ontvanger de factuur direct kan betalen. Hiervoor is wel vereist dat er een online betaling methode is vastgelegd in het dialoogvenster Online betalingen.
    Vink deze optie uit om geen betaallink in de e-mail van de factuur op te nemen.
  • Knop Online betalingen
    Gebruik de knop [Online betalingen] om de instellingen voor het toevoegen van een betaallink in de spitsfactuur e-mail te voltooien.
• [Factuur e-mailen]
  Druk op de knop [Factuur e-mailen] om de spitsfactuur te e-mailen naar de ontvanger(s) van de e-mail.
• [Factuur afdrukken]
  Druk op de knop [Factuur afdrukken] om de spitsfactuur als PDF op het scherm te zetten. De PDF kan naar de printer afgedrukt worden met de printmogelijkheden van het scherm waarin de PDF getoond wordt.
  

Spitsfactuur via eVerbinding naar debiteuren sturen

• Spitsfactuur via eVerbinding
    Menu - Spitsfactuur
  Let op: De eVerbinding instellingen moeten eerst gemaakt worden voor een factuur naar everbinding verstuurd kan worden
  Voer een spitsfactuur in voor een debiteur met eVerbinding instellingen en factureer de concept spitsfactuurin.
  • Er wordt een tabblad getoond, speciaal voor het versturen van de Spitsfactuur naar eVerbinding.
  • [Bijlages toevoegen]
    Als er bijlages met de factuur moeten worden meegestuurd kunt u die eerst selecteren en toevoegen.
  • Druk in dat scherm op de knop [Verstuur met eVerbinding].
  • De factuur wordt als UBL bestand naar eVerbinding verstuurd. eVerbinding zorgt ervoor dat de factuur bij de debiteur terecht komt.

Extra opties

• In het veld Extra Opties heeft u vijf mogelijkheden voor verdere acties:
  1. E-mail de factuur en maak een kopie van deze factuur;
  2. Maak een kopie van deze factuur;
  3. Crediteer deze factuur;
  4. Laat deze factuur vervallen;
  5. Laat deze factuur vervallen en maak een nieuw concept.
  
  Zie voor deze opties de toelichting hieronder:
  
  E-mail de factuur en maak een kopie van deze factuur
  Indien u overeenkomstige facturen aan andere debiteuren wilt maken, is het handig als u steeds een kopie van de vorige factuur maakt. De originele factuur wordt gewoon verzonden en onmiddellijk als openstaande post geboekt. Maar meteen daarna komt u weer in het beginscherm voor het concept terecht. Hier kunt heel gemakkelijk veranderingen aanbrengen, bijvoorbeeld een andere debiteur kiezen.
  
  Maak een kopie van deze factuur
  Zie hierboven. Alleen wordt de originele factuur niet verstuurd. De kopie kunt u heel eenvoudig aanpassen. Deze manier van werken is heel handig als u periodiek (bijvoorbeeld maandelijks) overeenkomstige facturen naar een debiteur wilt zenden.
  
  Crediteer deze factuur
  Indien u een factuur verzonden heeft, is deze meteen verwerkt in uw administratie als openstaande post. Gaat uw verkoop echter niet door? Dan kunt u hier uw reeds geboekte factuur heel gemakkelijk crediteren. Het pakket maakt een creditfactuur en boekt deze ook meteen negatief in de juiste dagboeken.
  
  Laat deze factuur vervallen
  Indien u een factuur laat vervallen, wordt zowel de factuur als de bijbehorende financiële boeking uit uw administratie verwijderd.
  
  Laat deze factuur vervallen en maak een nieuw concept
  Indien u deze factuur laat vervallen, wordt zowel de factuur als de bijbehorende financiële boeking uit uw administratie verwijderd. De conceptfactuur met dezelfde debiteur en regels als de vervallen factuur wordt direct getoond. U kunt de gegevens aanpassen en het aangepaste concept factureren.
  

• E-mail de factuur en maak een kopie van deze factuur
  Indien uw klant van deze optie gebruikt maakt, wordt de originele factuur verzonden. Door het promoveren van het concept tot factuur is deze ook al als openstaande post geboekt. De kopie van de factuur echter verschijnt op uw scherm als concept, zodat deze aangepast kan worden. Een concept wordt nooit geboekt. Dit gebeurt pas als deze tot factuur gepromoveerd wordt.
  Indien een spitsfactuur naar een klant binnen de EU wordt gestuurd, zal de levering worden meegenomen in de ICP opgave.
  
• Maak een kopie van deze factuur
  Indien uw klant voor deze optie kiest, maakt hij/zij een nieuw concept. Er wordt dan nog geen openstaande post geboekt. Dit gebeurt pas als dit concept gepromoveerd wordt tot factuur.
• Crediteer deze factuur
  Indien uw klant een creditfactuur aanmaakt, wordt ook deze meteen geboekt in zijn/haar administratie als openstaande post.
• Factuur laten vervallen
  Let op: Bij het boeken van de Spitsfacturen worden ook de BTW-bedragen meteen geboekt in de administratie. Als er een creditnota gemaakt wordt of als er een factuur geannuleerd wordt, dan wordt ook de bijbehorende BTW-bedragen meteen weer tegengeboekt. Dit heeft gevolgen voor de BTW-aangifte. Als er tegengeboekt wordt in een periode waarvan de BTW-aangifte al definitief gemaakt is, dan wordt het aan te geven bedrag automatisch meegeteld op de eerstvolgende BTW-aangifte.
  • Vervallen factuur terugvinden
    Gebruik het rapport Wijzigingen per boekingsregel , waarmee verwijderde financiële boekingen opgespoord en afgedrukt kunnen worden. In een verwijderde boekingsregel van een spitsfactuur staat het factuurnummer.