HELP 
Inkoopfacturen inboeken
  Menu - Inkoop - Inkoopfacturen inboeken


Mogelijkheden
  • Invoeren nieuwe inkoopfacturen
    U kunt één inkoopfactuur tegelijk verwerken. Om aan de volgende inkoopfactuur te beginnen moet de huidige inkoopfactuur doorgeboekt zijn naar de financiële administratie [F9], danwel geheel verwijderd worden.
    • Let op: u kunt alleen inkoopfacturen maken van eerder ingevoerde inkooporders. Het is wel mogelijk een inkoopfactuurregel toe te voegen aan een bestaande inkooporder. Gebruik daarvoor de knop [Extra inkoopfactuuregel], die onderin het scherm.
  • 1) De inkoopfactuurkop invullen
    Eerst voert u boven in het scherm de gegevens van de inkoopfactuurkop in. Er zijn een aantal verplichte velden, die voor elke inkoopfactuurkop gevuld dienen te zijn. Een groot deel van de velden in de inkoopfactuurkop worden automatisch gevuld met gegevens van de crediteur. U kunt deze gegevens tijdens het invoeren van de inkoopfactuurkop altijd wijzigen.
    • Invoer controle
      Het is belangrijk om tijdens het invoeren van de inkoopfactuurkop het veld "Factuurbedrag incl.BTW" te vullen met het totaalbedrag van de inkoopfactuur. Alleen als het totale bedrag van de inkoopfactuurregels gelijk is aan het "Factuurbedrag incl.BTW" kunt u de inkoopfactuur doorboeken naar de financiële administratie.
  • 2) De inkoopfactuurregels controleren en aanpassen
    Zodra iMUIS voldoende informatie heeft gekregen in de inkoopfactuurkop zullen relevante inkooporderregels getoond worden.
    Let op: in het scherm worden alle (niet volledig gefactureerde) inkooporderregels van alle inkooporders van deze crediteur getoond. U vergelijkt deze met de inkoopfactuur die u gaat invoeren. U hoeft alleen de velden "Aantal op factuur", "Kortingspercentage factuur" en/of  "Factuurprijs" in te vullen of te laten invullen. Het factuurbedrag wordt uitgerekend.
  • 3) Daarna kosten/condities en BTW bedragen/kortingen controleren en aanpassen
    Naast de factuurregels kunnen er op de factuur nog andere bedragen staan, bijvoorbeeld orderkosten, vrachtkosten een een bedrag aan korting. Ook staat op de factuur een betalingswijze (bijvoorbeeld incasso) en betalingstermijn vermeld (bijvoorbeeld 14 dagen) .
    Via de knoppen [Condities/kosten] en [Btw bedragen/korting] kunt u de bedragen inzien en aanpassen.
  • 4) De Inkoopfactuur doorboeken naar de financiële administratie
    Als alle gegevens correct zijn ingevoerd kunt u de inkoopfactuur afronden door de factuur door te boeken [F9]. Als u iets vergeten bent of de bedragen sluiten nog niet aan dan krijgt u daarvan een melding. iMUIS zal automatisch journaalposten aanmaken, die worden geplaatst in het dagboek Inkoop. Er wordt een crediteur openstaande post aangemaakt met het totaalbedrag van de inkoopfactuur. Deze kunt u gebruiken om later de betaling van de factuur vast te leggen in de administratie. Verder wordt een journaalpost geboekt op de rekening "Nog te ontvangen goederen" en een eventueel prijsverschil wordt geboekt op de rekening "Prijsverschillen inkoop". iMUIS toont een melding bij afsluiten, zodat u alsnog de mogelijkheid heeft om de inkoopfactuur door te boeken.
    >>> Klik hier voor meer informatie over automatische boekingen: de tabel Artikelgroep
    • De leverancier wordt automatisch aan besteld artikel toegevoegd
      De crediteur (leverancier) van een inkoopfactuur wordt automatisch gekoppeld aan de bestelde artikel(en) als voorkeurscrediteur. Per artikel kunnen meer voorkeurscrediteuren worden vastgelegd, dus als hetzelfde artikel bij een andere crediteur wordt besteld, dan wordt de andere crediteur bij het boeken van die inkoopfactuur ook automatisch aan het artikel toegevoegd.
  • Nulfactuur
    Als u van een inkoopfactuur een nulfactuur wilt maken, dan dient u de korting van de artikelregels op 100% te zetten alvorens de inkoopfactuur door te boeken.
  • Inkoopfactuur in valuta
    Deze functionaliteit is beschikbaar als de module Valuta onderdeel is van uw het pakket abonnement
    Een factuur van een crediteur wordt automatischgetoond in de valuta van de crediteur.
    Nasst het veld "Factuurbedrag incl. BTW" kunt u de valuta van de inkoopfactuur wijzigen".
    In de totalen van de inkoopfactuur wordt de valuta code of het valuta teken weergegeven.
    Tijdens het factureren van eeninkooporder in valuta wordt de inkoopfactuur in het dagboek Inkoop geboekt met de valuta van de inkoopfactuur.

Factuurkop - Inkoopfacturen inboeken
Knoppen Inkoopfactuur
  • [Condities/kosten]
    Klik op deze knop om de betalingsconditie, leveringsconditie, vrachtkosten, orderkosten, kredietbeperking of betalingskorting te zien en aan te passen. De kosten geeft u exclusief BTW in.
      Betalingsconditie / Leveringsconditie
    • Betalingsconditie
      De betalingsconditie wordt voorgesteld vanuit de crediteur. U kunt de betalingsconditie wijzigen.
      N.B.: In een betalingsconditie is de grootboekrekening voor orderkosten vastgelegd.
    • Leveringsconditie
      De leveringsconditie wordt voorgesteld vanuit de crediteur. U kunt de leveringsconditie wijzigen.
      N.B.: In een leveringsconditie is de grootboekrekening voor vrachtkosten vastgelegd.
    • Vrachtkosten / Orderkosten / Kredietbeperking / Betalingskorting / Emballage
    • De berekening van de BTW gebeurt op basis van de BTW-soort die opgegeven is in de tabel Basis Artikelen / voorraad, veld BTW-soort inkopen.
    • Vrachtkosten
      De vrachtkosten kunt u overnemen van de ontvangen factuur. Het bedrag dient u exclusief BTW in te geven.
    • Orderkosten
      De orderkosten kunt u overnemen van de ontvangen factuur. Het bedrag dient u exclusief BTW in te geven.
    • Kredietbeperking
      Het bedrag kredietbeperking kunt u overnemen van de ontvangen factuur.
      NB: In dit veld wordt het bedrag aan kredietbeperking automatisch voorgesteld als de crediteur een betalingsconditie heeft met kredietbeperking.
    • Betalingskorting
      Het bedrag aan betalingskorting kunt u overnemen van de ontvangen factuur. Het hier opgegeven bedrag wordt niet meegenomen bij de berekening voor de waarde in het veld 'Bedrag totaal geboekt' op tabblad Inkoopfactuur.
      NB: In dit veld wordt het bedrag aan betalingskorting automatisch voorgesteld als de crediteur een betalingsconditie heeft met betalingskorting.
    • Emballage
      Het bedrag aan emballage kunt u overnemen van de ontvangen factuur.
      N.B.: De grootboekrekening voor emballage staat vermeld in de tabel Basis Inkoop.
  • [BTW bedragen/Korting]
    Klik op deze knop om een korting voor het totaal van de order in te kunnen geven of om een (afronding)verschil in het btw-bedrag op de inkoopfactuur en het berekende BTW-bedrag in te kunnen geven. Op basis van de BTW-plicht bij de crediteur worden er BTW regels getoond. Per BTW regel kunt u korting ingeven, de grondslag zien en het berekende BTW-bedrag aanpassen.
      BTW bedragen/Korting
    • Korting
      In dit veld kunt een bedrag aan korting ingeven. Het bedrag dient u exclusief BTW in te geven, bij de juiste BTW regel. Voorbeeld: Wordt over de korting bijvoorbeeld een BTW percentage van 21% berekend, dan dient u de korting bij 'Hoog' in te geven.
      N.B.: De grootboekrekening voor korting staat vermeld in de tabel Basis Inkoop.
    • Grondslag
      In dit veld ziet u ter informatie de berkende grondslag (na eventuele korting).
    • BTW bedrag
      In dit veld ziet per BTW regel het berekende BTW bedrag. Dit BTW bedrag moet kloppen met de inkoopfactuur. U kunt het bedrag handmatig aanpassen. In de kolom 'Gewijzigd' komt een vinkje te staan.
      Let op: Bij inkopen Binnen de EU en Buiten de EU ziet u hier een berekend BTW bedrag. Haal het BTW-bedrag niet weg. Dit bedrag is van belang voor de aangifte Omzet belasting. Het BTW-bedrag wordt bij de journaalpost getoond, maar wordt niet verwerkt op een grootboek.
    • Gewijzigd
      Wanneer u het BTW-bedrag aanpast, komt hier een vinkje te staan. Voor een controle op de bedragen voor de aangifte Omzetbelasting is het belangrijk om te weten of het bedrag aan BTW afwijkt van het berekende BTW bedrag.

Velden Inkoopfactuurkop
Alles openen Alles sluiten
Velden Inkoop factuurkop
Crediteur

Voer het crediteurennummer in of toets [F4] in dit veld voor een overzicht van crediteuren. In het keuzevenster Crediteuren kunt u kiezen om alle crediteuren te tonen of alleen de crediteuren met openstaande inkooporders. Selecteer de crediteur (leverancier) in het keuzevenster en toets [Enter].

Ter informatie worden de crediteur NAW-gegevens onder dit veld getoond.

Crediteur NAW gegevens
De NAW gegevens van de crediteur worden hier ter referentie getoond. Mocht u een vraag hebben over de ontvangen factuur, dan kunt u direct contact opnemen met de leverancier.
Inkoopfactuur (Intern factuurnr)
Dit veld kan niet gewijzigd worden als de optie "Wijzigen factuurnummer toestaan" in de tabel Dagboek uit staat.
De naam van dit veld wordt overgenomen uit het dagboek Inkoop, veld Omschrijving factuur.
Het eerste beschikbare inkoopfactuurnummer wordt voorgesteld op basis van de nummering die u toegekend heeft in het dagboek van de inkoop. Dit dagboek kunt u opgeven in de Basisgegevens Inkoop (programma Tabellen). Als u wilt beginnen met een nieuwe range van factuurnummers, dan kunt u die opgeven in het betreffende dagboek. Mocht tijdens de invoer van de factuur een ander factuurnummer noodzakelijk zijn, dan kan dit hier worden ingeven. Dit is alleen mogelijk als u begint met het boeken van een nieuwe factuur, als er al regels zijn geboekt op de factuur kunt u het factuurnummer niet meer aanpassen.

Een eerder gebruikt inkoopfactuurnummer kan niet meer gebruikt worden. De reden hiervoor is dat de inkoopfactuur bij doorboeken ook wordt opgeslagen in het factuurregister. Aan een eenmaal opgeslagen factuur mag niets meer worden toegevoegd.

Factuurbedrag incl. BTW

Van de ontvangen inkoopfactuur kunt u hier het totale factuurbedrag invoeren. Dit bedrag wordt gebruikt om te controleren of u na het invoeren van alle regels, maar ook kortingen, vrachtkosten en orderkosten etc. van de inkoopfactuur op dit bedrag uitkomt. De velden Totaal geboekt en Nog te boeken worden direct bijgewerkt als u een regel opslaat.

  • Korting op factuur
    Wanneer u op de factuur over het subtotaal van de goederen een korting heeft gekregen, kunt u deze korting ingeven via de knop [BTW bedragen/korting]]. Deze korting wordt verrekend bij de waarde in het veld 'Geboekt'.
  • Correctie op BTW-bedrag
    Wanneer er een bedrag aan BTW op de inkoopfactuur afwijkt, kunt u het BTW-bedrag aanpassen via de knop [BTW bedragen/korting]
  • Kredietbeperking
    Wanneer u een inkoopfactuur met kredietbeperking heeft, kunt u het bedrag aan kredietbeperking ingeven via de knop [Condities/kosten]. Het bedrag aan kredietbeperking met bijhorende BTW wordt opgeteld bij de waarde in het veld 'Geboekt'.
  • Betalingskorting
    Wanneer u een inkoopfactuur met betalingskorting heeft, kunt u het bedrag aan betalingskorting ingeven via de knop [Condities/kosten]. Als bedrag op factuur vult het totale factuurbedrag in zonder daar de betalingskorting van af te trekken. Dit bedrag wordt niet meegenomen bij de waarde in het veld 'Geboekt'.
Valuta
  • Vul hier de valuta van de inkoopfactuur in.
  • De valuta wordt voorgesteld van de crediteur van de inkoopfactuur, maar u kunt deze wijzigen.
Geboekt & Nog te boeken
  • Geboekt: Het bedrag dat u tot nu toe geboekt heeft op deze inkoopfactuur.
  • Nog te boeken: Het bedrag dat u nog moet boeken voordat deze factuur geheel geboekt is. Zolang hierin een bedrag staat kunt u de factuur niet doorboeken.
    Mocht u het programma verlaten zonder de inkoopfactuur door te boeken, dan wordt de inkoopfactuur getoond als u het programma weer start.
Factuurdatum
De factuurdatum wordt voorgesteld aan de hand van de systeemdatum. Indien gewenst, kan deze datum worden gewijzigd
Vervaldatum
De vervaldatum wordt berekend aan de hand van de factuurdatum, verhoogd met het aantal vervaldagen dat opgegeven is in de betalingsconditie die gekoppeld is aan de betreffende crediteur. In de betalingsconditie staan diverse standaard waarden, zoals vervaldagen en kredietbeperking.
Periode en Jaar

Dit zijn de periode en jaar waarin de journaalposten van de inkoopfactuur geboekt gaan worden. iMUIS gebruikt de systeemdatum om deze periode en jaar voor te stellen. Als u de posten in een andere periode/jaar wilt boeken, dan kunt u dat hier wijzigen.

Boekstuk (Extern factuurnr.)
De naam van dit veld wordt overgenomen uit het dagboek Inkoop, veld Omschrijving boekstuk.

Vul hier eventueel een boekstuk in. In de boekingsregel van de financiële administratie wordt dit opgeslagen. Indien u dit veld leeg laat, dan wordt automatisch tijdens het doorboeken het factuurnummer ingevuld in het boekstuk van de boekingsregel.

Kenmerk

Voer eventueel een kenmerk in voor deze inkoopfactuur. Dit kenmerk wordt gebruikt in de openstaande post, die aangemaakt wordt als de inkoopfactuur wordt doorgeboekt.
Als het kenmerk in de inkooporder is ingevuld, en de order bestaat uit één regel, dan wordt het kenmerk hier automatisch ingevuld.
Als een inkoopfactuur meerdere inkooporders met ingevulde kenmerken omvat, dan zal iMUIS u vragen of het kenmerk moet worden ingevuld.

Omschrijving

Vul hier een omschrijving in bij de inkoopfactuur. De omschrijving wordt overgenomen in de omschrijving van de openstaande post, als u de inkoopfactuur doorboekt naar de financiële administratie.

Opmerking

De opmerking wordt overgenomen in de opmerking van de openstaande post als u de inkoopfactuur doorboekt naar de financiële administratie.
Als het kenmerk in de inkooporder is ingevuld, en de order bestaat uit meerdere regels, dan wordt de kenmerken van die regels hier achter elkaar automatisch ingevuld. Bij het doorboeken van de inkoopfactuur wordt de tekst in de opmerking van de openstaande post ingevuld.
Tip: Toets [Shift+F7] om in dit opmerkingveld gebruikersnaam, datum en tijd snel in te voeren als [naam dd-mm-jjjj uu:mm]

Betwist

Vink deze optie aan als de ingevoerde factuur betwist is. De inkoopfactuur kan wel worden doorgeboekt naar de financiële administratie, maar de gegenereerde openstaande post staat op "betwist" en kan niet geselecteerd worden voor betaling in het programma Betalingen uitschrijven.


Factuurregel - Inkoopfacturen inboeken
Knoppen inkoopfactuurregels
  • [Aantal wordt gefactureerd bij hele order]
    Klik op deze knop om voor alle inkooporderregels van de inkooporder de bestelde aantallen over te nemen in de kolom "Factuur aantal". De kolommen Factuur prijs en Factuur bedrag worden ook gevuld. Nadat de aantallen zijn overgenomen, kunt u deze nog aanpassen.
    N.B.: Indien er orderregels van andere inkooporders op de factuur staan, kunt u een van deze regels selecteren en de knop nogmaals gebruiken.
  • [Totaal ontvangen wordt gefactureerd bij hele order]
    Klik op deze knop om voor alle inkooporderregels van dezelfde inkooporder het aantal "totaal ontvangen" over te nemen in de kolom "Factuur aantal". De kolommen Factuur prijs en Factuur bedrag worden ook gevuld.. Nadat de aantallen zijn overgenomen kunt u deze nog aanpassen.
    N.B.: Indien er orderregels van andere inkooporders op de factuur staan, kunt u een van deze regels selecteren en de knop nogmaals gebruiken.
  • [Factuur doorboeken]
    Klik op deze knop om de inkoopfactuur door te boeken. Dit kan alleen wanneer het ingegeven totaal van de factuur klopt met de factuurregel bedragen en de ingegeven bedragen bij [Condities/kosten] en/of [BTW bedragen/korting]. Na het doorboeken is de inkoopfactuur verwerkt en zijn de journaalposten gemaakt. De factuur kunt u terugvinden in het inkoop factuurregister. De boekingsregels van de inkoopfactuur ziet u in het Boekingsprogramma - dagboek Inkoop. De openstaande post kunt u raadplegen in de crediteur informatie schermen.
  • [Inkoopfactuur verwijderen]
    Klik op deze knop om de inkoopfactuur te verwijderen. Dit kan alleen bij niet verwerkte inkoopfacturen. De inkooporder(s) bij de crediteur worden niet verwijderd.
    • Voorbeeld van gebruik
      U bent met een factuur bezig waarop regels staan van een inkooporder die geblokkeerd is. De collega die over de bewuste inkooporder gaat is niet bereikbaar. De inkoopfactuur kan nu niet verder worden verwerkt. U kunt de inkoopfactuur verwijderen en verder gaan met een ander inkoopfactuur.
Velden inkoopfactuurregels
Alles openen Alles sluiten
Velden Inkoopfactuurregel
Artikel

In dit veld wordt het bestelde artikel getoond.

Extra inkoopfactuurregel invoeren
Alleen als u met de knop [Extra inkoopfactuurregel] toevoegt is dit veld toegankelijk.
Vul het artikelnummer in, of toets [F4] voor een overzicht van artikelen.

Artikel zoeksleutel
Hier wordt de zoeksleutel van het geselecteerde artikel getoond.
De zoeksleutel is een verkorte omschrijving van het artikel. Met de zoeksleutel kan in een lijst van artikelen een bepaald artikel eenvoudig teruggevonden worden.
Artikelgroep
Dit is de artikelgroep die aan het te factureren artikel gekoppeld is.
In een artikelgroep staan de grootboekrekeningnummers, die gebruikt worden in de boekingen, die horen bij de mutaties van het artikel.
>>> Lees hier meer over artikelgroepen en de boekingen die gemaakt worden
Artikelgroep Zoeksleutel
De zoeksleutel van de artikelgroep, die aan het artikel van de inkoopfactuurregel gekoppeld is, wordt in dit veld getoond. 
De zoeksleutel is een verkorte omschrijving van de artikelgroep. Met de zoeksleutel kan in een lijst van artikelgroepen een bepaalde artikelgroep eenvoudig teruggevonden worden.
Artikel voorraadregistratie
In dit veld wordt weergegeven of van dit artikel voorraad wordt bijgehouden in het pakket. Dat is een instelling in de tabel Artikel.
Als de inkoopfactuurregel van een artikel met voorraadregistratie wordt doorgeboekt, dan wordt er een voorraadboeking in de administratie gemaakt. Er wordt een journaalpost geboekt op de rekening "Nog te ontvangen goederen" en een eventueel prijsverschil wordt geboekt op de rekening "Prijsverschillen inkoop".
Bestelnummer

Het bestelnummer waaronder dit artikel is besteld bij de leverancier wordt hier getoond.

Het bestelnummer wordt uit het artikel overgenomen, of uit de tabel Crediteur/artikel. Indien hierin afspraken zijn vastgelegd  of specifieke leverancierskenmerken wordt het bestelnummer daaruit overgenomen.

Dit veld kan leeg zijn als u geen gebruik maakt van bestelnummers.

BTW soort
Dit is de BTW soort van het artikel uit de inkoopfactuurregel. In dit veld kan Hoog, Laag, Verlegd of Geen staan. Deze instelling bepaalt met welke BTW soort de factuurregel in de financiële administratie geboekt gaat worden. De BTW-code die daarbij gebruikt wordt is vastgelegd in de tabel Basis Artikel
Eenheid
De inkoopeenheid wordt overgenomen uit het artikel. De inkoopeenheid is een tekstuele aanduiding voor de eenheid van het bestelde artikel. Bijvoorbeeld per stuk, per uur etc.
Factuur aantal
Hier wordt het aantal ingegeven dat op de ontvangen inkoopfactuur staat. Na ingeven van dit aantal wordt direct de factuurprijs en het factuurkortingspercentage overgenomen vanuit het bestelde aantal, prijs en korting. Het bedrag in de kolom Factuur bedrag wordt na ingave opnieuw berekend.
Factuur bedrag

Dit veld wordt gevuld als er een aantal wordt ingevuld in de kolom Factuuraantal. Het is het bedrag zoals dat is vastgelegd tijdens het invoeren van de inkooporderregel.

Factuurbedrag zelf wijzigen
U kunt het factuurbedrag wijzigen tijdens het overnemen van de inkoopfactuur, als daarop een afwijkend bedrag is opgegeven.

Factuurbedrag wordt gewijzigd
Als de waarde in de kolommen Factuur aantal, Factuur prijs en/of Factuur korting % handmatig wordt gewijzigd, dan wordt het Factuur bedrag van de regel opnieuw berekend.

Factuur korting %

Dit veld wordt gevuld als er een aantal wordt ingevuld in de kolom Factuuraantal. Het is het kortingspercentage zoals dat is vastgelegd tijdens het invoeren van de inkooporderregel.

Kortingspercentage zelf wijzigen
U kunt het kortingspercentage wijzigen tijdens het overnemen van de inkoopfactuur, als daarop een afwijkende korting is opgegeven. Het bedrag in de kolom Factuur bedrag wordt dan opnieuw berekend.

Factuur prijs

Dit veld wordt gevuld als er een aantal wordt ingevuld in de kolom Factuuraantal. Het is de prijs zoals die is vastgelegd tijdens het invoeren van de inkooporderregel.

Factuurbedrag zelf wijzigen
U kunt de factuurprijs wijzigen tijdens het overnemen van de inkoopfactuur, als daarop een afwijkende prijs is opgegeven.

Goederenontvangst

In dit veld wordt het goederenontvangstnummer getoond. Als u later de regel raadpleegt kunt u zien met welke goederenontvangst de artikelen zijn ontvangen en doorgeboekt.

Dit veld is leeg als de inkoopfactuur eerder wordt geboekt dan de goederenontvangst.

In gebruik bij gebruiker
Als in dit veld de naam van een medewerker is ingevuld, dan heeft deze medewerker de inkooporder ook geopend op zijn of haar PC. De regel krijgt een oranje kleurcode. U kunt deze regel dan niet wijzigen of opslaan. Als u de goederenontvangst wilt verwerken dient de andere medewerker de inkooporder eerst te sluiten.
Ingevoerd door gebruiker
In dit veld wordt de gebruiker getoond die de inkooporder heeft ingevoerd. Dat hoeft niet dezelfde persoon te zijn als de inkoper. Als er vragen zijn over de inkoopfactuur kan hiermee achterhaald worden wie de inkooporder heeft ingevoerd.
Inkoopordernummer

In dit veld wordt het nummer van de inkooporder, waartoe deze regel behoort, weergegeven.

Extra inkoopfactuurregel invoeren
Alleen als u met de knop [Extra inkoopfactuurregel] toevoegt is dit veld toegankelijk.
Vul het inkoopordernummer in, of toets [F4] voor een overzicht van inkooporders, waaraan u de extra factuurregel wilt toevoegen.

Inkoop inhoud
Dit is het aantal artikelen dat per inkoopeenheid ingekocht wordt.
Inkoopprijs per
De prijseenheid wordt overgenomen uit het artikel, bijvoorbeeld 1, 10, 100, 1000. De eenheid kan niet worden gewijzigd per factuurregel.
Inkoper
De inkoper wordt overgenomen uit de inkooporder, zodat u kunt zien door welke inkoper de artikelen besteld zijn.
Intern factuurnummer
Dit nummer wordt overgenomen uit de inkoopfactuurkop, veld Factuur (Intern factuurnr.). Als u later de (doorgeboekte) regel raadpleegt kunt u zien met in welke inkoopfactuur de artikelen zijn gefactureerd en doorgeboekt.
Leverdatum
In deze kolom ziet u de datum waarop de bestelde artikelen geleverd zullen worden.
De leverdatum van een artikel wordt bepaald door de levertijd die in de tabel Artikel is vastgelegd in de velden Levertijd en Levertijd in. Als er een voorkeurscrediteur is vastgelegd voor dit artikel, dan wordt de levertijd die bij die artikel-crediteur combinatie is vastgelegd gebruikt.
Magazijn
Bij het invoeren van de inkooporderregel is een magazijn gekozen, waarin de te ontvangen goederen opgeslagen moeten worden. Het nummer van dat magazijn wordt hier weergegeven.
Magazijn zoeksleutel
Bij het invoeren van de inkooporderregel is een magazijn gekozen, waarin de te ontvangen goederen opgeslagen moeten worden. De zoeksleutel van dat magazijn wordt hier weergegeven.
Omschrijving
De omschrijving wordt overgenomen vanuit het artikel. Met de omschrijving van het artikel in beeld kunt u het artikel eenvoudig identificeren. In een lijst van artikelen kan een bepaald artikel aan de hand van de omschrijving eenvoudig teruggevonden worden.
Order aantal
In dit veld wordt het aantal bestelde artikelen van deze regel weergegeven. Het is het aantal zoals dat in de inkooporder is ingevoerd. Als het geleverde aantal op de inkoopfactuur van de leverancier afwijkt van uw inkooporder, dan kunt u het gewijzigde aantal invoeren in de kolom Factuur aantal.
Order bedrag
In dit veld wordt het orderbedrag weergegeven zoals dat is vastgelegd tijdens het invoeren van de inkooporder. Als het factuurbedrag op de inkoopfactuur van de leverancier afwijkt van uw inkooporder, dan kunt u het gewijzigde bedrag invoeren in de kolom Factuur bedrag.
Order korting %
In dit veld wordt het kortingspercentage van deze regel weergegeven. Het is het kortingspercentage zoals dat in de inkooporder is ingevoerd. Als het kortingspercentage op de inkoopfactuur van de leverancier afwijkt van uw inkooporder, dan kunt u het gewijzigde percentage invoeren in de kolom Factuur korting %.
Order prijs
In dit veld wordt de orderprijs van deze regel weergegeven. Het is de orderprijs zoals die in de inkooporder is ingevoerd. Als de orderprijs op de inkoopfactuur van de leverancier afwijkt van uw inkooporder, dan kunt u het gewijzigde aantal invoeren in de kolom Factuur aantal.
Nog te factureren
Als een inkooporder als deelleveringen geleverd wordt, dan kunt u de inkoopfactuur per deellevering inboeken. Als van een regel nog niet het volledig bestelde aantal is gefactureerd, dan wordt in dit veld het aantal dat nog gefactureerd moet worden weergegeven.
Regel
Per factuur krijgt elke factuurregel in het programma Inkoopfacturen invoeren een regelnummer, dat ofwel door u zelf ingevoerd kan worden of automatisch door iMUIS toegekend zal worden. Het niet tonen van dit veld op het scherm zal hier geen invloed op hebben. Als u de regelnummering door iMUIS laat verwerken, loopt de nummering met 5 op. In plaats van regel 1,2,3 etc. telt iMUIS 5,10,15 etc.. Dit is gedaan om de gebruiker de mogelijkheid te geven in een later stadium regels tussen te voegen.
Totaal gefactureerd
Tijdens het boeken van inkoopfacturen wordt dit veld automatisch bijgewerkt. Hierin kunt u precies zien hoeveel stuks van deze inkoopfactuurregel reeds gefactureerd zijn.
Totaal ontvangen
Tijdens het boeken van goederenontvangsten wordt dit veld automatisch bijgewerkt. Hierin kunt u precies zien hoeveel stuks van deze inkoopfactuurregel reeds ontvangen en doorgeboekt zijn.
Voet van het scherm
Legenda: Factuurregels
Legenda: Kleuren van de factuurregels
Kleur Kleurnaam Omschrijving
    Om de leesbaarheid op het scherm te bevorderen worden regels afwisselend met twee kleuren getoond. Deze kleuren hebben in het programma Inkoopfacturen inboeken verder geen speciale betekenis.
   
  Blauw
  • De regel wordt blauw gekleurd als de regel geselecteerd is.
  Oranje
  • Zie de kolom "In gebruik bij gebruiker" veld voor de naam van de medewerker die deze inkooporder ook geopend heeft op zijn of haar PC. U kunt deze regel dan niet wijzigen of opslaan. Als u de goederenontvangst wilt verwerken dient de andere medewerker de inkooporder eerst te sluiten.
  Rood
  • De inkooporder is geblokkeerd. Inkooporderregels van een geblokkeerde inkooporder kunnen niet worden verwerkt. De blokkade dient bij de inkooporder te worden opgeheven.
  Grijs
  • Deze velden zijn ter informatie en kunnen hier niet gewijzigd worden.
 
  • Knop [Extra inkoopfactuur regel]
    Als er (onverwacht) extra goederen te factureren zijn, die u ook wilt invoeren in de inkoopfactuur, druk dan op de knop [Extra inkoopfactuur regel] om bij de huidige factuur een extra regel te openen. Daarin kunt u zelf het artikel, het aantal en de prijs invullen. De regel kan worden doorgeboekt naar de financiële administratie.
  • Artikel velden
    In de voet van het scherm worden een aantal belangrijke velden van het artikel uit de geselecteerde regel getoond; artikelgroep, artikel zoeksleutel, bestelnummer en artikel omschrijving.
  • In gebruik:
    Wanneer hier een naam staat ingevuld, is de regel in behandeling van een andere gebruiker. De regel kan alleen worden afgehandeld door die gebruiker of door in te loggen als de betreffende gebruiker. De gebruiker is begonnen of bezig met de factuurrregel (er is een aantal in kolom Factuur aantal ingevuld) en heeft de inkoopfactuur niet doorgeboekt.
  • Interne/Externe opmerking
    De interne en externe opmerking van het artikel uit de regel worden onderin het scherm getoond.
  • Korting, kosten en bedragen
    De totaalbedragen van de huidige inkoopfactuur betreffende korting, kosten,emballage en te factureren bedragen worden onderin het scherm ter informatie weergegeven. U kunt deze bedragen hier niet aanpassen, maar door de invoer in de inkoopfactuurregels en in de dialogen [BTW bedragen/korting] en [Condities/kosten] aan te passen worden deze bedragen hier bijgewerkt.