• Voordat u kunt beginnen met het invoeren van verkoopcontracten dient u de basisinstellingen van de module Verkoop te voltooien.
• Introductie verkooporders + controle van instellingen

• Met verkoopcontracten kunt u eenvoudig periodiek terugkerende facturen vastleggen.
• De verkoopcontracten worden doorgezet naar verkooporders en kunnen vervolgens worden gefactureerd.
• Om verkoopcontracten te kunnen gebruiken, dient de module Verkooporders ingericht te zijn.
• Invoeren nieuwe contracten:
  • Eerst voert u boven in het scherm de gegevens van het contract in. Er zijn een aantal verplichte velden, die voor elk contractkop gevuld dienen te zijn. Een groot deel van de velden in de orderkop worden automatisch gevuld met gegevens van de debiteur en de ordersoort uit de tabel Basis contracten. U kunt deze gegevens tijdens het invoeren van de contractkop wijzigen.
  • Vervolgens voert u de contractregels in.
  • U kunt nu meteen meerdere contracten verlengen en doorboeken naar verkooporders.
  • Vanuit de verkooporders kan een factuur worden afgedrukt.

    ---

• Snelle verkoopcontract invoer
  U kunt op ieder moment [Ctrl+N] toetsen om een nieuwe verkoopcontract te beginnen. Het contractnummer zal dan automatisch opgehoogd worden. Het contract zal worden opgeslagen worden en kan later afgehandeld worden.
• Huidige verkoopcontract wijzigen
  Klik op [Wijzig contract] of toets [Ctrl+O] om de contractkop aan te passen. Als er voor het contract al contractregels zijn ingevoerd, dan kunt u de velden Contractnummer, Debiteur, Ordersoort, Termijn, Betalingsconditie en Betalingsplichtige niet meer wijzigen, omdat deze velden mede bepalend zijn voor het facturatie proces.
• Eerder ingevoerde contracten wijzigen of verwijderen
  In het programma Verkoopcontracten kunt u een eerder ingevoerd verkoopcontract selecteren met de knop [Zoek contract [F10]]. Als het contract op het scherm staat kunt u deze laten vervallen met de knop [Verwijderen] of de gewenste gegevens aanvullen of aanpassen.
• Afhandeling verkoopcontracten in bewerking
  • Klik in de verkoopcontractkop op [Zoek contract] of toets [F10].
  • Het dialoogvenster "Zoek contract" wordt geopend
  • Selecteer in het dialoogvenster het contract die u verder wilt bewerken. U kunt daarbij gericht zoeken op contractnummer en debiteur of u kunt zoeken in alle contracten door op [Zoek] te klikken.
  • Gebruik [Kolom tonen] om meer velden van de contractkop, zoals verzendadres, postcode en woonplaats in het overzicht van contracten te tonen. Ook op deze kolommen kunt u zoeken naar het gewenste contract.
  • Dubbelklik op de geselecteerde contract om het verkoopcontract te openen.
  • Contractregels kunnen direct toegevoegd worden.
  • Klik op [Wijzig contract] om de contractkop te kunnen wijzigen.

    ---

• Lay-out instellingen
  In het pakket kunt u de layout van uw factuur zelf bepalen. Klik hier voor een overzicht van de mogelijkheden. Contracten worden via een verkooporder gefactureerd.
  N.B.: Een factuur layout kan voor een bepaalde ordersoort worden opgeslagen. Hiermee kunt u voor de ordersoort(en) die u gebruikt in verkoopcontracten een andere factuur layout gebruiken.
• Het facturen van Verkoopcontracten
  Door de contracten door te boeken (Doorboeken [Ctrl+F] ) worden er verkooporders gegenereerd. Het doorboeken kent een optie 'Proefafdruk' waarmee u kunt controleren of de juiste contracten en contractregels worden doorgeboekt. De doorboeking gebeurt door het rapport aft drukken met de optie 'Proefafdruk' uitgevinkt.
  
  • Nadat er een of meerdere contracten zijn vastgelegd, kunt u contracten doorboeken naar verkooporders en vervolgens factureren. Het doorboeken dient u periodiek uit te voeren.
  • Alle contracten waarbij termijnen doorgeboekt kunnen worden tot en met de opgegeven periode , worden geselecteerd doorgeboekt.
  • Een contract wordt eenmaal voor de betreffende periode doorgeboekt. Bij een zelfde selectie vindt er geen herhaling van dezelfde termijn plaats.
  • Na het doorboeken van de verkoopcontracten worden er verkooporders gegenereerd. U kunt desgewenst een order nog aanpassen in het programma Verkooporders invoeren.
  • Meerdere verkooporders kunt u factureren via het rapport Verkoop - Rapporten - Factureren. Door bij de selectie (bijvoorbeeld) een specifieke ordersoort in te geven, kunt u alleen de contracten factureren.

• Werkt u met voorraad in iMUIS op de server en in het pakket?
  In het pakket kunt u een verkooporder invoeren, maar de voorraadtechnische stappen in het proces, zoals het gebruik van de Pickprocesmanager, moeten binnen iMUIS worden uitgevoerd.

  Antwoord 'Ja' indien u binnen uw administratie gebruik maakt van voorraad in combinatie met iMUIS.
  Antwoord 'Nee' als u binnen uw administratie geen gebruik maakt van voorraad.

  NB Indien er reeds voorraadgerelateerde boekingen zijn gemaakt binnen deze administratie, dan kan de module Voorraad niet meer worden uitgeschakeld. Het pakket zal dit controleren wanneer u de instellingen opslaat.

• Maakt u gebruik van een G-rekening?
  Indien u actief bent in de bouwsector dan werkt u waarschijnlijk met de G-rekening. Bij het invoeren van een verkooporder kunt u de G-rekening informatie invoeren.
  Antwoord 'Ja'  om in het programma Verkooporder de G-rekening velden te kunnen gebruiken.
  
  Wat is een G-rekening?
  Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening waar slechts een beperkt aantal partijen (de Belastingdienst en de UWV) mee kunnen worden betaald. Een G-rekening wordt gebruikt om de afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekeringen te garanderen.

  Eigen G-rekening instellen
  In de tabel Basis Algemeen kunt u de instellingen van de G-rekening van uw bedrijf invoeren, wijzigen of raadplegen.

  ---

• [Verwerken (Ctrl+F)]
  Met de optie Verwerken kunnen alle contracten worden doorgeboekt naar verkooporders. Vervolgens kunt u de verkooporders factureren. Het dialoogvenster Contracten verwerken wordt getoond.
• [Contract wijzigen (Ctrl+W)]
  Deze knop wordt alleen getoond als er contractregels worden ingevoerd
  Als er na het invoeren van contractregels iets gewijzigd moet worden in het contract, dan dient u via deze knop de contractkop weer voor invoer toegankelijk te maken.

Alles openen Alles sluiten

Debiteur

Dit veld kan niet meer gewijzigd worden als er contractregels zijn ingevoerd
Vul hier het debiteurnummer van uw afnemer/uw klant in. Dit nummer is verplicht en kan achteraf niet meer worden aangepast.

Contract

Dit veld kan niet meer gewijzigd worden als er contactregels zijn ingevoerd
In dit veld wordt automatisch een naam voor het contract voorgesteld met de zoeksleutel van de debiteur, een eventueel volgnummer en de datum van invoer. Geef hier een korte unieke omschrijving van het contract in. Deze omschrijving wordt niet afgedrukt op een factuur.

• Laatst gebruikte ordernummer
  Menu - Verkoop - Tabellen - Basis Verkoop
  Het ordernummer wordt voorgesteld vanuit de tabel Basis verkoop. Daar wordt het laatst gebruikte ordernummer bijgehouden. In de tabel Basis verkoop kunt u het laatst gebruikte ordernummer wijzigen, bijvoorbeeld als een nieuw boekjaar is begonnen.
• Orders opvragen
  Druk op [F10] of klik op [Zoek order] bovenin het scherm om een eerder ingevoerde order te tonen.
• Ander ordernummer invoeren
  Een afwijkend ordernummer kan handmatig worden ingevoerd.
• Ordernummers en factuurnummers
  Het opgegeven ordernummer heeft geen relatie tot het uiteindelijke factuurnummer. Het factuurnummer wordt bepaald door de instellingen in het verkoopdagboek.

Omschrijving

Hier kunt u een omschrijving per contract ingeven.

Ordersoort

Dit veld kan niet meer gewijzigd worden als er contractregels zijn ingevoerd.
Hier kunt u voor iedere in te voeren contract een keuze maken uit een ordersoort. In een ordersoort zijn de vaste gegevens van orders vastgelegd. Deze vaste gegevens worden tijdens de het doorboeken in de uiteindelijke verkooporder gebruikt. Indien er in een ordersoort bepaalde velden niet ingevuld zijn, dan worden deze overgenomen uit de debiteur. De gegevens in een ordersoort gaan dus voor de gegevens van een debiteur.

Nieuwe ordersoorten kunt u aanmaken in de tabel Ordersoort.

BTW Inclusief facturen
In de ordersoort wordt aangegeven of de order exclusief of inclusief BTW gefactureerd moet worden.
Inclusief BTW facturen zijn alleen mogelijk als de optie "Maakt u gebruik van inclusief prijzen / levering aan particulieren?" in de Basisinrichting van de administratie op "Ja" staat.

Betalingsplichtige

Kies hier de debiteur waar de factuur op moet worden geboekt. Meestal is dat dezelfde debiteur waar het contract voor geldt. Echter, u kunt afgesproken hebbe dat de betaling wordt verzorgd door een andere partij.

Incassomachtiging

Deze optie is alleen beschikbaar indien in combinatie met de module Incasso.
Kies hier de incasso machtiging die u heeft afgesproken met de betalingsplichtige.

Termijn

Deze optie kan niet meer worden gewijzigd als er contractregels zijn ingevoerd.
Bij de termijn kiest u voor Maand, kwartaal of Jaar. Deze keuze bepaalt direct hoe vaak het contract een periodiek doorboeking genereert in een jaar.

Begindatum

Deze optie kan niet meer worden gewijzigd als er contractregels zijn ingevoerd.
Bij de begindatum kiest u de ingangsdatum van het contract. De contractregels kunnen vanaf deze datum worden gegenereerd.
Let op: Als de begindatum voor de de eerste dag van de huidige maand valt wordt een waarschuwing gegeven. Het blijft mogelijk om een eerdere begindatum in te geven, maar denk er daarbij om dat bij een invoerfout teveel facturen in het verleden kunnen worden aangemaakt.

Einddatum

Bij de einddatum geeft u een einddatum in van het contract. Na deze datum worden er geen boekingen gegenereerd en doorgeboekt.

Verzendadres

Kies hier het verzendadres van de debiteur. Toets [F4] om een keuzevenster met de beschikbare verzendadressen te tonen. Dit adres is nodig wanneer de goederen op een ander adres afgeleverd worden dan het adres van de debiteur zelf. U kunt desgewenst de NAW-gegevens van het verzendadres wijzigen voor deze order. Deze wijzigingen gelden alleen voor deze order en worden niet doorgevoerd in de administratie. Indien het verzendadres permanent gewijzigd moet worden, dient u de wijzigingen in de tabel Debiteur - Aanvullende adressen door te voeren.

U krijgt een melding bij het opslaan van de orderkop: Adres en woonplaats zijn niet ingevuld.
Indien u een debiteur selecteert waarvoor geen adres is ingevuld, bijvoorbeeld bij verkoop aan de balie, dan constateert het pakket dat er geen adres is ingevuld. Dit is slechts een waarschuwing. De orderkop wordt wel opgeslagen.

Contactpersoon

Kies hier de contactpersoon van de debiteur. Toets [F4] om een keuzevenster met de beschikbare contactpersonen te tonen.

Let op: het adres van een contactpersoon gaat voor het verzendadres. Bij het invoeren van een contactpersoon waarbij geen NAW-gegevens zijn vastgelegd worden automatisch de NAW-gegevens van het verzendadres, of bij afwezigheid van een verzendadres de NAW-gegevens van de debiteur gebruikt. Het adres van de contactpersoon wordt gebruikt als de goederen op een ander adres afgeleverd worden dan op het adres van de debiteur zelf. U kunt desgewenst de NAW-gegevens van de contactpersoon wijzigen voor deze order. Deze wijzigingen gelden alleen voor deze order en worden niet doorgevoerd in de administratie.

Indien de gegeven van de contactpersoon permanent gewijzigd moet worden, dient u de wijzigingen in de tabel Debiteur - Contactpersonen door te voeren.

NAW-gegevens Debiteur, verzendadres, contactpersoon of betalingsplichtige

Zodra u een debiteurnummer heeft ingevuld in de orderkop worden hier de NAW-gegevens van de debiteur, het verzendadres en, als de debiteur niet zelf betaalt, de betalingsplichtige getoond. Als er voor een debiteur meerdere verzendadressen zijn vastgelegd, dan toont het pakket een keuzevenster met de beschikbare verzendadressen.

Uitleg NAW-velden
Deze velden worden op de factuur afgedrukt als het verzendadres van de order. Zij worden gevuld vanuit de hierboven geselecteerde contactpersoon, verzendadres of debiteur.

Naam:
U kunt de naam aanpassen. De aanpassing wordt niet opgeslagen in de desbetreffende debiteur. Als er geen verzendadres of contactpersoon is gekozen, komt hier de naam van de debiteur te staan (na het opslaan van de orderkop).
 
Ter Attentie van:
U kunt de 'Ter attentie van' aanpassen. De aanpassing wordt niet opgeslagen in de desbetreffende debiteur. Als er geen verzendadres is gekozen komt hier de ter attentie van de debiteur te staan (na het opslaan van de orderkop).

Adres:
U kunt het adres aanpassen. De aanpassing wordt niet opgeslagen in de desbetreffende debiteur. Als er geen verzendadres is gekozen komt hier het adres van de debiteur te staan (na het opslaan van de orderkop).

Postcode:
U kunt de postcode aanpassen. De aanpassing wordt niet opgeslagen in de desbetreffende debiteur. Als er geen verzendadres is gekozen komt hier de postcode van de debiteur te staan (na het opslaan van de orderkop).

Woonplaats:
U kunt de woonplaats aanpassen. De aanpassing wordt niet opgeslagen in de desbetreffende debiteur. Als er geen verzendadres is gekozen komt hier de woonplaats van de debiteur te staan (na het opslaan van de orderkop).

Land:
U kunt het land aanpassen. De aanpassing wordt niet opgeslagen in de desbetreffende debiteur. Als er geen verzendadres is gekozen komt hier het land van de debiteur te staan (na het opslaan van de orderkop).

Telefoon:
U kunt het telefoonnummer aanpassen. De aanpassing wordt niet opgeslagen in de desbetreffende debiteur. Als er geen verzendadres is gekozen komt hier het telefoonnummer van de debiteur te staan (na het opslaan van de orderkop).

• Meer of minder kolommen in de contractregel
  Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
  Klik op de knop [Kolom tonen] om het dialoogvenster Kolom tonen op te roepen. In het dialoogvenster "Kolom tonen" kunt u zelf bepalen welke kolommen van de contractregel getoond worden.
• Totaalregel
  Onder de contractregels wordt een totaalregel getoond. He veld Bedrag in de totaalregel toont het totaal bedrag van de contractregels in dit contract.
• Contractregel boekingen tonen
  Klik op de knop [Contractregel boekingen] om het dialoogvenster Contractregel boekingen te tonen. Daarin worden de nog door te boeken contractboekingen getoond. Er is een optie om reeds doorgeboekte contractboekingen te raadplegen. met de zoekfunctie kan een specifieke contractboeking opgezocht worden. Met de optie [Verwijderen] kunnen gegenereerde, maar nog niet doorgeboekte contractboekingen verwijderd worden. Kies eerst een datum om aan te geven vanaf wanneer de contractboekingen verwijderd dienen te worden. Met de knop [Historie/audittrail] kan de historie van wijzigingen van de contractboeking geraadpleegd worden.

Alles openen Alles sluiten

Velden contractregel

Aantal

Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
Vul hier het aantal te berekenen artikelen in.

Afdrukken op de factuur
Het aantal kan op de verzendbon, factuur, orderbevestiging en proformafactuur afgedrukt worden. In de factuur/orderbevestiging instellingen kunt u onder meer bepalen op welke positie in de regel het aantal afgedrukt wordt.

Decimalen voor aantallen
In de stamtabel Artikel kunt u per artikel aangeven of het aantal van dit artikel alleen in hele getallen of met 1 of 2 decimalen achter de komma mag worden ingevoerd.

Creditnota's invoeren
Als u daartoe gebruikersrechten heeft kunt u ook negatieve aantallen, t.b.v. creditnota's in te voeren, in dit veld invoeren.

Artikel

Vul het artikelnummer in van het artikel dat u gaat verkopen, of toets [F4] voor een overzicht van artikelen.

Als een artikel niet ingevoerd kan worden
Een artikel kan algemeen of specifiek voor de module Verkoop geblokkeerd worden. In beide gevallen zal het artikel niet getoond worden in het keuzevenster.

Bedrag

Dit veld is ter indicatie. U kunt de waarde in dit veld niet wijzigen.
Het bedrag wordt bepaald door de formule aantal x prijs - korting. Wijzig aantal, prijs of korting indien u het bedrag van de contractregel wilt wijzigen.

N.B. Bij een contractregel staat hier het bedrag wat periodiek wordt doorberekend. Bij een termijn van een bijvoorbeeld een 'Maand' wordt het bedrag niet door twaalf gedeeld.

Begindatum

Dit veld is ter indicatie. U kunt de waarde in dit veld niet wijzigen.
In deze kolom wordt de ingangsdatum van de contractregel getoond.
N.B.: Er wordt op basis van deze datum géén bedrag berekend voor een deel van een termijn en de eerste dag van een volgende termijn.

Contract beëindigd tekst

Kies hier een reden voor het beëindigen van het contract. De reden kunt u vastleggen in de tabel Klant sinds/stop reden.

Einddatum

Dit veld wordt overgenomen uit de contractkop. U kunt een datum opgeven wanneer alleen deze contractregel stopt en andere contractregels door blijven lopen. Na deze datum volgen er geen orderregels meer uit deze contractregel bij het doorboeken.

Gegenereerd t/m datum

Dit veld wordt door het systeem gevuld.
Hier staat de datum waar tot en met de contractregels zijn doorgeboekt. Periodieke boekingen voor deze datum worden niet doorgezet bij het doorboeken van contracten.

Korting

Als u over de prijs maal het aantal een korting wilt geven dan kunt u het percentage korting hier invullen.

Kostendrager

Dit veld is niet zichtbaar als er in de orderkop een kostendrager is ingevuld
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
De kostendrager van de orderregel kan alleen aangepast worden als er geen kostendrager is ingevuld in de orderkop. Als er wel een kostendrager is ingevuld in de orderkop dan wordt de kostendrager in de regel automatisch overgenomen vanuit de orderkop. Als u de kostendrager in de orderkop wijzigt, dan wordt in alle onderliggende orderregels de kostendrager vervangen.

Kostenplaats

Dit veld is niet zichtbaar als er in de orderkop een kostenplaats is ingevuld
Voor (toegang tot) deze optie kunnen gebruikersrechten ingesteld worden
De kostenplaats van de orderregel kan alleen aangepast worden als er geen kostenplaats is ingevuld in de orderkop. Als er wel een kostenplaats is ingevuld in de orderkop dan wordt de kostenplaats in de regel automatisch overgenomen vanuit de orderkop. Als u de kostenplaats in de orderkop wijzigt, dan wordt in alle onderliggende orderregels de kostenplaats vervangen.

Magazijn

Dit veld wordt getoond als er meer dan een magazijn in de administratie aanwezig is
Vul het magazijn in van waaruit het artikel gepakt moet worden als het artikel via een verkooporder verkocht wordt.

Nummer

Elk contractregel heeft een uniek nummer. U kunt in de tabel Basis contracten het laatst gebruikte nummer aanpassen. Dit nummer wordt in het rapport contracten doorboeken afgedrukt.

Omschrijving

De omschrijving wordt bij het doorboeken van de contractregel automatisch als omschrijving in de orderregel overgenomen. U kunt hier een afwijkende omschrijving voor de contractregel opgeven.

Een termijnvermelding wordt automatisch geplaatst in de externe opmerking van de uiteindelijke orderregel.

N.B.: De originele omschrijving van het artikel wordt ter informatie altijd in de voet van het scherm weergegeven.

Prijs

De prijs wordt voorgesteld vanuit het artikel. De prijs geldt per ingestelde termijn.

Termijn

De termijn is ter informatie en wordt overgenomen uit de contractkop. U kunt de termijn niet aanpassen.

• Omschrijving
  Hier wordt ter informatie de originele omschrijving van het artikel weergegeven. Het is de omschrijving, zoals deze in de tabel Artikel is ingevoerd. Dit veld kan hier niet gewijzigd worden.
  NB Het veld Omschrijving van de contractregel kan wel gewijzigd worden.

• Opmerking artikel
  Hier wordt ter informatie de originele omschrijving van het de externe opmerking bij het artikel weergegeven. U kunt de externe opmerking hier niet aanpassen. De externe opmerkingen zijn bedoeld voor de klant, en kunnen op de factuur worden afgedrukt.
• Opmerking
  Hier kunt een opmerking bij de contractregel ingeven. De opmerking komt in plaats van de externe opmerking van het artikel. De opmerking kan worden afgedrukt op de uiteindelijke factuur. Indien u hier niets ingeeft, wordt in de verkooporderregel naast de termijnvermelding de externe opmerking uit het artikel weergegeven.
  N.B. De termijn vermelding wordt altijd in de externe opmerking bij de uiteindelijke verkooporderregel getoond. De termijn vermelding vermeldt de ingangsdatum t/m de einddatum op basis van de termijn (Maand, Kwartaal of Jaar).

Er wordt een aantal "0" opgegeven voor artikel [artikelnummer].

• OORZAAK

  Deze melding wordt getoond als u een orderregel opslaat waarin het aantal 0 (nul) is.

• OPLOSSING

  Foutieve invoer corrigeren
  Als u vergeten bent om iets in te vullen, of in plaats van 10 vulde u per ongeluk 0 in, dan vult u het gewenste aantal in en slaat u de regel nogmaals op.

  Voor extra opmerkingen op de order kunnen tekstregelartikelen worden gebruikt
  Menu - Tabellen Verkoop - Artikel - veld "Is tekstregel"
  

  Om een regel met begeleidende tekst op de factuur te plaatsen, kunt u één of meer "tekst" artikelen aanmaken. In de tabel Artikel staat de optie "Is tekstregel", die u aan kunt vinken als u een nieuw artikel aanmaakt. Dergelijke artikelen kunt u op iedere factuur invoeren, zodat de tekst, die in de "omschrijving" en "externe opmerking" van het artikel geplaatst is, op de factuur wordt afgedrukt. Vaak wordt bij een artikel dat een uitgebreide beschrijving behoeft een "eigen" tekstartikel aangemaakt.